Shadow AI: wat is het en wat doe je eraan?

Wat is shadow AI?

Shadow AI (ook wel schaduw-AI) is elk gebruik van AI voor werk buiten wat je organisatie heeft goedgekeurd. Het is een vorm van shadow IT, met één verschil: bij AI-tools in de cloud gaat er bij elke vraag tekst of een bestand naar een externe leverancier. Dit kom je in de praktijk tegen:

• Persoonlijke accounts bij ChatGPT, Claude, Gemini of DeepL, gratis of betaald.
• AI-functies in software die je al gebruikt, zoals een samenvatknop in je CRM of videobeltool. Soms zet de leverancier die zelf aan.
• Browserextensies met AI die de pagina's lezen die iemand opent, ook webmail en klantsystemen.
• Notulenbots die aan online vergaderingen deelnemen, het gesprek opnemen en een verslag rondsturen.
• AI-apps waaraan iemand met "Inloggen met Microsoft" of "Inloggen met Google" toegang geeft tot werkmail, agenda of bestanden.

Waarom gebruiken medewerkers AI zonder toestemming?

Omdat het werk sneller gaat en er niets goedgekeurds is, of omdat de goedgekeurde tool slechter werkt. Volgens cijfers van het CBS over 2025 gebruikt 43 procent van de werkenden AI in hun werk, en 56 procent van wie hbo of wo heeft gedaan. Of de werkgever dat gebruik heeft goedgekeurd, meet het CBS niet.

Een onderzoek van een leverancier geeft een indicatie: in de Work Trend Index 2024 van Microsoft en LinkedIn zei 78 procent van de kenniswerkers die AI gebruiken, eigen AI-tools mee te nemen naar het werk. Dat is niet hetzelfde als gebruik zonder toestemming, en Microsoft verkoopt zelf het zakelijke alternatief. Slechts 39 procent van de AI-gebruikers kreeg AI-training van de werkgever.

Wat zijn de risico's van shadow AI?

Het grootste risico is dat persoonsgegevens of vertrouwelijke informatie bij een leverancier belanden waarmee je geen afspraken hebt. Wat OpenAI per abonnement met invoer doet, en hoe de Autoriteit Persoonsgegevens en de gemeente Eindhoven met zulke datalekken omgingen, lees je in de gids ChatGPT veilig gebruiken als bedrijf.

• Geen verwerkersovereenkomst. Bij een persoonlijk account bepaalt de leverancier wat er met je invoer gebeurt, en bij gratis abonnementen kan dat training zijn.
• Te ruime toegang. Een gekoppelde app of extensie kan een hele mailbox of map lezen, en die toegang blijft staan tot iemand haar intrekt of het account sluit.
• Klantafspraken. Geheimhoudingsafspraken en een beroepsgeheim gelden ook voor wat iemand in een chatvenster plakt.
• Geen spoor. Vraagt een klant of de AP waar gegevens zijn gebleven, dan weet je het niet. De chats staan in een privé-account dat met de medewerker meegaat.
• Ongecontroleerde output. Niemand heeft afgesproken dat AI-tekst wordt nagekeken voordat die naar een klant gaat.

Hoe ontdek je welke AI-tools medewerkers gebruiken?

Begin met vragen, en kijk daarna in systemen die je al hebt. Een korte, anonieme vragenlijst of een teamoverleg levert het meeste op als je vooraf zegt dat eerlijke antwoorden geen gevolgen hebben.

In Microsoft Entra zie je onder Enterprise apps welke apps toegang hebben tot werkaccounts, en per app welke rechten gebruikers of beheerders gaven. Met de standaardinstelling van Microsoft hebben de meeste apps nu goedkeuring van een beheerder nodig om mail, agenda of gedeelde bestanden te lezen. Met een oudere of eigen instelling kan het nog wel, dus kijk welke jouw tenant gebruikt. In de beheerconsole van Google Workspace staat een vergelijkbare lijst bij het beheer van app-toegang.

Mag je controleren welke AI-tools medewerkers gebruiken?

Ja, onder voorwaarden. Je hebt een grondslag nodig, en de controle moet noodzakelijk en proportioneel zijn. Leg dat eerst vast, samen met wie de logs ziet en hoe lang je ze bewaart. Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens mag een werkgever regels stellen voor internetgebruik en die controleren, maar moet je medewerkers vooraf vertellen wat de regels zijn en dat controle mogelijk is. Een ondernemingsraad heeft instemmingsrecht op een systeem dat gedrag of prestaties van medewerkers volgt (artikel 27 WOR). Vraag de ondernemingsraad dus vooraf instemming voor de regeling waarmee je netwerk- of CASB-logs verzamelt en gebruikt.

Kijk naar tools, niet naar personen. "Twintig mensen gebruiken een AI-notulenbot" is genoeg om een besluit te nemen. Wie wat heeft getypt, hoef je daarvoor niet te weten, en die vraag kost je het vertrouwen dat je nodig hebt om eerlijke antwoorden te krijgen.

Hoe voorkom je shadow AI?

Geef eerst een goedgekeurde tool die minstens zo goed werkt. Maak daarna de afspraken, en leg ze uit.

• Kies per taak een tool met een werkaccount en een verwerkersovereenkomst. ChatGPT Business sluit je meestal af vanaf twee gebruikers, Copilot Chat zit zonder meerprijs in geschikte Microsoft 365-abonnementen, en seef geeft ook antwoorden uit je eigen documenten.
• Leg vast welke tools mogen en wat er nooit in mag. Een voorbeeld om te kopiëren staat in AI-beleid opstellen.
• Laat nieuwe app-koppelingen langs IT gaan: beperk de toestemming van gebruikers en zet een aanvraagroute aan, zodat een verzoek binnen een paar dagen een ja of nee krijgt.
• Leg uit waarom. De AI-verordening vraagt maatregelen voor AI-geletterdheid, en mensen houden zich beter aan regels die ze begrijpen.
• Maak melden veilig: wie zelf een fout meldt, wordt daar niet op afgerekend.
• Kijk elk kwartaal opnieuw naar de app-koppelingen en vraag wat mensen missen.

Werkt een verbod op ChatGPT?

Meestal alleen als er een alternatief naast staat. Een blokkade op het bedrijfsnetwerk werkt niet op telefoons en thuisnetwerken, dus het gebruik verdwijnt uit het zicht. Lekt een tool gevoelige gegevens, blokkeer of ontkoppel die dan meteen; bied voor de rest eerst de goedgekeurde tool aan. Defender for Cloud Apps kan bij een niet-goedgekeurde app ook eerst een waarschuwing tonen in plaats van te blokkeren.

seef is zo'n alternatief als medewerkers contracten, procedures of klantdossiers in persoonlijke accounts plakken. Voor de risico's hierboven biedt seef een verwerkersovereenkomst, een kennisbank die alleen bevat wat je er zelf in zet, een chatgeschiedenis in de omgeving van je bedrijf in plaats van in persoonlijke accounts, en antwoorden die hun bronnen tonen. Medewerkers loggen in met hun Microsoft 365- of Google Workspace-account, en de modellen kies je met ons.