Beveiliging

Waar je data staat

Elke klant krijgt een eigen Google Cloud-project in europe-west1, de regio van Google in België. De hoofddatabase, de bestandsopslag en de zoekindex staan daarin, in België. Een tweede, kleinere database, met het geheugen per persoon, transcripten en de tekst van bestanden uit gesprekken, draait in de Europese multiregio van Google: opgeslagen in België en Nederland, met een derde regio in Finland die helpt de kopieën gelijk te houden maar geen volledige kopie bewaart. Geen omgeving van een andere klant kan bij iets daarvan.

Je kennisbank is een documentbibliotheek die wij voor je inrichten en beheren, als eigen site in onze Microsoft 365 en gedeeld met je team. Jij bepaalt wat erin komt. De meeste bedrijven beginnen liever zo, omdat er bij een aparte bibliotheek nooit twijfel is over welke documenten de AI kan bereiken. Wil je seef liever koppelen aan een bibliotheek in je eigen Microsoft 365, zeg het dan en dan richten we dat zo in.

Hoe een antwoord tot stand komt

We synchroniseren je documentbibliotheek en bouwen een zoekindex in je project. Stelt iemand een vraag, dan bepaalt seef of daar je documenten voor nodig zijn. Zo ja, dan zoekt seef de passages die passen en stuurt de vraag samen met die passages naar het AI-model dat voor je omgeving is ingesteld. Het antwoord noemt de documenten waar het op steunt.

De hoofddatabase, de bestandsopslag en de zoekindex van je omgeving staan in België. De verwerking door het model gebeurt waar de aanbieder die we met je hebben afgesproken het model draait.

Welk model, en wie kiest het

We spreken het model met je af en stellen het in de backend in. In de standaardopzet is dat Claude Sonnet van Anthropic; modellen die in de EU draaien kunnen ook. Het geldt voor iedereen in je organisatie, dus welk model er wordt gebruikt blijft jouw beslissing en niet die van elke medewerker apart.

Anthropic doet ook het werk rond een antwoord. Claude leest afbeeldingen die iemand meestuurt en ontwerpt, als beeldmateriaal aanstaat, grafieken en slides uit de bestanden in een gesprek. Kleinere Claude-modellen maken de titels van gesprekken en houden per persoon een geheugen bij: voorkeuren en werkcontext, gehaald uit de eigen gesprekken.

Ook andere diensten zien inhoud, afhankelijk van wat je omgeving gebruikt. Google Vertex AI zet passages uit documenten en vragen om in de numerieke vorm waarop de zoekindex draait, telkens als documenten worden geïndexeerd of doorzocht. Google Document AI leest de tekst van gescande pdf's. Tavily krijgt zoektermen en de adressen van webpagina's die opgehaald moeten worden, als zoeken op internet aanstaat. ElevenLabs zet geluidsopnames die iemand toevoegt om in tekst. Microsoft host de documentbibliotheek die we voor je inrichten in Microsoft 365. Cloudflare draagt al het verkeer tussen je medewerkers en seef, zoals beschreven onder Versleuteling. Staat het aan, dan kunnen mensen ook één bestand uit hun eigen Microsoft 365 via een link toevoegen; seef leest dat bestand met de rechten van die persoon. Vraag ons om de actuele lijst voor jouw omgeving, dan krijg je die schriftelijk.

De twee Google-diensten worden aangeroepen vanuit je eigen cloudproject, op locaties waar Google de verwerking binnen de EU houdt (Vertex AI, Document AI). In de standaardopzet verwerken Anthropic, Tavily, ElevenLabs en Cloudflare op de plek waar ze draaien, en dat is niet beperkt tot de EU. Moet de verwerking in de EU blijven, dan spreken we met je modellen en diensten af die daar blijven.

Deze aanbieders gebruiken we via hun zakelijke API's. Dat is een andere afspraak dan de consumentenapps waar de meeste mensen aan denken. Anthropic zegt invoer en uitvoer van zijn zakelijke producten, de API inbegrepen, standaard niet te gebruiken om zijn modellen te trainen, en beschrijft dat het API-invoer en -uitvoer binnen 30 dagen verwijdert, met uitzonderingen. Google zegt je data zonder je toestemming niet te gebruiken om een AI-model te trainen of bij te stellen, en dat het prompts kan loggen om misbruik op te sporen. ElevenLabs bewaart audio en transcripten standaard, volgens zijn eigen privacybeleid. Tavily heeft eigen voorwaarden, en we wijzen je die aan. Audio omzetten naar tekst en zoeken op internet zijn optioneel; we kunnen beide uit laten voor je omgeving.

Wil je dat er helemaal niets bij een commerciële AI-aanbieder terechtkomt, dan draaien we een open model op infrastructuur die wij beheren, of op je eigen servers. We richten het samen met je in, leggen de verschillen in antwoordkwaliteit en kosten uit, en jij beslist.

Wie wat kan zien

Mensen loggen in met het Google Workspace- of Microsoft 365-account van je eigen organisatie. Voor je team is de toegang beperkt tot je e-maildomein, plus losse adressen die je ons vraagt toe te laten. Er is geen apart seef-wachtwoord dat iemand moet beheren. Het enige account op je omgeving dat seef zelf heeft, is het beheerdersaccount dat hieronder staat beschreven.

In de standaardopzet werkt je bedrijf vanuit één gedeelde kennisbank, en iedereen die kan inloggen, kan een antwoord krijgen uit alles wat erin staat. Toegang geldt voor een hele kennisbank, niet per document. De controle zit een stap eerder: jij bepaalt wat er in de bibliotheek komt, dus de kennisbank bevat alleen documenten die jij erin hebt gezet. Heeft een deel van je organisatie eigen documenten, zoals HR of de directie, dan richten we voor dat team een aparte kennisbank in.

Versleuteling

Verkeer tussen je medewerkers en seef is versleuteld met TLS. Het loopt via Cloudflare, dat de site beschermt: Cloudflare ontsleutelt het verkeer aan de rand van zijn netwerk en stuurt het via een nieuwe versleutelde verbinding door naar Google Cloud. Opgeslagen data wordt door Google Cloud versleuteld met AES-256, onder sleutels die Google beheert. Dat is de standaard van het platform voor de databases, de schijven en de bestandsopslag van je omgeving.

Waar wij bij kunnen

Je omgeving heeft één beheerdersaccount, in handen van één persoon bij seef. Het bestaat zodat we de omgeving voor je kunnen bouwen, draaien en onderhouden. Het is de enige manier waarop iemand van ons inlogt op je omgeving. We lezen je documenten en gesprekken niet, en we openen ze alleen als je ons vraagt om naar iets specifieks te kijken.

Dat is meer dan een belofte over hoe we ons gedragen: wat we met je data mogen doen, ligt vast in onze overeenkomst met je en is niet aan ons eigen oordeel overgelaten. Voor je risicoanalyse, precies gezegd: het is een contractuele grens, geen technische barrière. Dat account kan bij de data, en de geautomatiseerde onderdelen van het platform die je omgeving draaiende houden ook. Heb je meer nodig, zeg het dan en dan spreken we de maatregelen af die je nodig hebt en nemen we ze op in het contract.

Certificeringen

seef is een dienst van Timformatie, en met Timformatie sluit je het contract. Timformatie is gecertificeerd voor ISO 27001:2022 en NEN 7510-1:2024 door Brand Compliance, een certificerende instelling die is geaccrediteerd door de Raad voor Accreditatie (RvA) onder C 548. De gepubliceerde scope omvat dataconsultancy, inclusief softwareontwikkeling, implementatie en de verwerking van persoonlijke gezondheidsinformatie, plus ondersteuning van infrastructuur en hosting.

Beide laten zien dat er een geaudit managementsysteem voor informatiebeveiliging is, dat elk jaar wordt gecontroleerd door een geaccrediteerde derde partij. Geen van beide is een AVG-certificaat, en geen van beide maakt een bepaald gebruik van seef vanzelf rechtmatig: wat we voor je verwerken, en op welke voorwaarden, staat in de verwerkersovereenkomst.

Bewaren en verwijderen

Je kennisbank blijft bestaan zolang jij de documenten erin laat staan, en je chatgeschiedenis blijft bewaard zolang je abonnement loopt. Staat het geheugen aan, dan bewaart seef per persoon een korte notitie met voorkeuren en werkcontext, opgeslagen in je omgeving en los van de chatgeschiedenis; iedereen kan de eigen notitie wissen via de instellingen. Bestanden die iemand in een gesprek toevoegt, worden na 90 dagen automatisch uit de bestandsopslag verwijderd, en seef verwijdert de eigen kopie van een geluidsopname zodra die is uitgeschreven. Google Cloud kan een verwijderd bestand daarna nog korte tijd herstelbaar houden. Tekst uit een bestand kan langer blijven dan het bestand zelf: die staat in de chatgeschiedenis, en de tijdelijke kopieën voor documentcontext en beeldmateriaal verlopen 90 dagen nadat ze voor het laatst zijn geschreven of gebruikt.

Vraag je ons een gebruiker, een document of de hele omgeving te verwijderen, dan doen we dat. Haal je een document uit de bibliotheek, dan verdwijnt het bij de volgende synchronisatie uit de index. Verwijderen we de omgeving, dan verdwijnen de server, de hoofddatabase en de bestandsopslag. De kleinere database met geheugen, transcripten en documenttekst, en het cloudproject zelf, blijven staan tot je ons vraagt die ook te verwijderen. Is het project verwijderd, dan gaat alles wat er nog in staat mee, back-ups inbegrepen, na de 30 dagen waarin Google een verwijderd project nog kan herstellen.

Vraag ons wat je verder wilt weten

Beveiligingsvragenlijsten, een verwerkersovereenkomst, architectuurdetails voor een audit: stuur het ons en we werken het samen met je door. Mail naar info@seef.ai.

Lees verder

• Wat seef voor je team doet
• Hoe een AI-kennisbank werkt voor je bedrijf
• Hoe een adviseur bij Samergo met seef werkt
• Microsoft 365 Copilot of seef: de verschillen in beveiliging
• NEN 7510 en AI: zo beoordeel je een AI-leverancier