AI-kennisbank: zo zet je een interne kennisbank op

Wat is een AI-kennisbank?

Een AI-kennisbank is een verzameling bedrijfsdocumenten waar je in gewone taal vragen over stelt. Die documenten heb je meestal al: denk aan een map met documenten, een verzameling werkinstructies of de bestanden in SharePoint of Google Drive. De uitdaging is om het juiste stuk terug te vinden wanneer je het nodig hebt.

Bij een vraag zoekt de AI relevante inhoud in de aangesloten documenten. seef brengt dat samen in een chatomgeving, met bronverwijzingen waarmee je het antwoord kunt controleren.

Wanneer is een AI-kennisbank nuttig voor je bedrijf?

Als medewerkers vaak moeten zoeken naar afspraken, uitleg of eerdere oplossingen, is een AI-kennisbank het onderzoeken waard. Dat geldt ook als nieuwe collega's eerst moeten leren hoe alle mappen zijn ingedeeld, of steeds dezelfde vragen bij dezelfde ervaren mensen terechtkomen.

seef past bij organisaties die dit willen zonder eigen technisch team. Wij richten de omgeving in en beheren die, dus je hoeft zelf niets te hosten of bij te werken. Ook helpen we de mensen die ermee gaan werken op weg.

Hoe zet je een interne kennisbank op?

Met of zonder AI werken dezelfde stappen. Begin klein en breid uit op basis van gebruik.

1. Kies één doel en één groep. Bijvoorbeeld nieuwe collega's sneller inwerken, of de vragen beantwoorden die nu steeds bij dezelfde mensen landen.
2. Schrijf de twintig vragen op die die groep het vaakst stelt. Die lijst bepaalt wat er als eerste in moet.
3. Kies één plek met een vaste indeling, bijvoorbeeld een SharePoint-site, en bepaal wie mag lezen en wie mag bewerken. Kopieën op twee plekken lopen snel uit elkaar.
4. Zet de documenten erin die die vragen beantwoorden. Staat een antwoord nergens, schrijf het dan kort op.
5. Geef elk onderwerp een eigenaar die het actueel houdt en oude versies opruimt.
6. Laat de groep een paar weken testen. Controleer antwoorden tegen de documenten, houd bij welke vragen onbeantwoord blijven en vul aan.

Welke documenten zet je er als eerste in?

Begin met wat mensen elke week nodig hebben: werkinstructies, procedures, sjablonen, trainingsmateriaal en projectverslagen. Laat concepten en verouderde versies weg. Met AI leveren die verwarrende antwoorden op.

Je hoeft dus niet alles meteen aan te sluiten. seef sluit aan op SharePoint en Google Drive, en jij kiest welke bestanden seef mag gebruiken. Meestal beginnen we met een aparte bibliotheek die wij voor je klaarzetten en beheren, met alleen de bestanden die voor AI bedoeld zijn.

Wie toegang heeft tot een kennisbank, kan antwoorden krijgen uit de documenten die erin staan. Zet er dus in wat voor die gebruikers bedoeld is. Voor vertrouwelijke dossiers kan seef een aparte kennisbank met eigen toegang inrichten, bijvoorbeeld per team.

seef is een dienst van Timformatie, gecertificeerd volgens ISO 27001 en NEN 7510.

Kun je een kennisbank maken in SharePoint of Teams?

Ja. In SharePoint maak je een site met pagina's voor uitleg en een documentbibliotheek voor de bestanden. In Teams kun je zo'n pagina of bibliotheek als tabblad aan een kanaal toevoegen. De bestanden op het tabblad Bestanden van een team staan zelf ook in SharePoint.

Gewoon zoeken in SharePoint geeft een lijst documenten; het antwoord haal je er zelf uit. Met AI erbovenop stel je een vraag en krijg je een antwoord met de bron. Microsoft biedt dat met de betaalde add-on Microsoft 365 Copilot. Copilot toont alleen gegevens waar een gebruiker minstens leesrechten op heeft. Microsoft test daarnaast SharePoint Knowledge Base, nu als preview en alleen voor gebruikers met facturering op basis van gebruik.

seef kan ook aansluiten op SharePoint-bibliotheken, inclusief die achter je Teams-kanalen. Jij kiest welke bestanden in welke kennisbank komen en wie die mag gebruiken, bijvoorbeeld één per team. Medewerkers loggen in met hun Microsoft 365- of Google Workspace-account, stellen hun vraag in de chat van seef en openen het brondocument vanuit het antwoord. Twijfel je tussen seef en Copilot? Lees seef vs Microsoft 365 Copilot.

Hoe gebruik je AI om bedrijfsdocumenten te doorzoeken?

Je koppelt de AI aan een bron, zoals een SharePoint-bibliotheek. De tekst van de documenten wordt dan geïndexeerd en bijgewerkt als er iets verandert. Daarna kunnen medewerkers in de chat vragen stellen over die bedrijfsdocumenten. Bijvoorbeeld: ‘Welke afspraken hebben we gemaakt over het overdragen van een project?’ Het antwoord hangt af van wat er in jullie eigen documenten staat.

Bij een antwoord dat documenten gebruikt, toont seef bronverwijzingen. Je klikt erop, opent het brondocument en leest de tekst na. Daarmee kun je zelf nagaan of het antwoord past bij de vraag en de situatie.

Een bronverwijzing is geen garantie dat een antwoord klopt. Controleer belangrijke conclusies en houd de documenten actueel. Als een afspraak nergens is vastgelegd, moet iemand die kennis eerst toevoegen.

Wat kun je met seef doen naast zoeken?

Je kunt seef ook gebruiken om teksten samen te vatten en terugkerend werk voor te bereiden. Je levert bijvoorbeeld het transcript van een vergadering aan en laat daar notulen van maken.

Wil je die notulen steeds in hetzelfde formaat? Dan kun je een agent maken: een assistent met vaste instructies voor een bepaalde taak. Je legt bijvoorbeeld vast dat je een samenvatting, besluiten en actiepunten wilt. Het resultaat kun je als bestand downloaden, controleren en delen.

Binnen je organisatie kun je agents delen en samen verbeteren. Zo hoeft niet iedere medewerker opnieuw uit te zoeken welke instructies goed werken.

Hoe houd je overzicht over het gebruik van AI?

Door als organisatie vast te leggen welke AI-tools en welke gegevens medewerkers mogen gebruiken. Als medewerkers zelf AI-tools kiezen, wil je weten welke informatie ze daarmee delen en welke afspraken daarbij gelden. Spreek ook af voor welke taken je AI inzet en welke modellen daarbij passen.

Eén gedeelde omgeving voor iedereen geeft je dat overzicht ook: je weet welke tool er gebruikt wordt en bij welke documenten die kan.

Met seef spreek je vooraf af hoe je de omgeving wilt inrichten en welke modellen je wilt gebruiken. We spreken ook af welke gegevens elke dienst verwerkt en waar, tot verwerking alleen in de EU als je dat nodig hebt.

Hoe verloopt de start met seef?

We beginnen met een demo van de kennisbank, de chat en de agents. Daarna bespreken we de inrichting, begeleiding en voorwaarden.

Vaak starten we met een groep van vijf tot tien medewerkers. We helpen hen om de eerste documenten klaar te zetten, vragen uit te proberen en agents voor hun werk te maken. Daar horen ook praktische sessies bij, zodat mensen kunnen oefenen en vragen kunnen stellen.

Na de eerste ervaringen kan een grotere groep aansluiten. In onze trajecten gebeurt dat vaak na twee à drie weken. Het tempo stemmen we met je af. De eerste gebruikers kunnen dan hun collega's op weg helpen.

Wat kost een AI-kennisbank van seef?

seef werkt met een prijs per gebruiker en een minimumaantal gebruikers. De concrete prijs en het minimum bespreken we in het voorstel. We leggen daarbij ook vast welke inrichting en begeleiding onderdeel zijn van het traject.

Houd naast de kosten rekening met tijd van je eigen team: documenten kiezen, antwoorden controleren en collega's begeleiden.