AI-kennisbank voor je bedrijf

Wat is een AI-kennisbank?

Een kennisbank is eigenlijk gewoon een archief van wat je bedrijf weet. Denk aan een map met documenten, een verzameling werkinstructies of de bestanden in SharePoint of Google Drive. Die informatie is er vaak al. De uitdaging is om het juiste stuk terug te vinden wanneer je het nodig hebt.

Met een AI-kennisbank kun je vragen stellen over die informatie. De AI zoekt relevante inhoud in de aangesloten documenten. seef brengt dat samen in een chatomgeving, met bronverwijzingen waarmee je het antwoord kunt controleren.

Wanneer is een AI-kennisbank nuttig voor je bedrijf?

Als medewerkers vaak moeten zoeken naar afspraken, uitleg of eerdere oplossingen, is een AI-kennisbank het onderzoeken waard. Dat geldt ook als nieuwe collega's eerst moeten leren hoe alle mappen zijn ingedeeld, of steeds dezelfde vragen bij dezelfde ervaren mensen terechtkomen.

We richten ons ook op organisaties zonder eigen technisch team. We helpen bij het inrichten van de omgeving en begeleiden de mensen die ermee gaan werken. Je hoeft dus niet eerst zelf een AI-project te kunnen bouwen.

Begin bij een concreet doel. Misschien wil je vooral bedrijfskennis beter gebruiken. Of je zoekt een gedeelde AI-omgeving met duidelijke afspraken voor je medewerkers. In de demo bespreken we waar seef in jullie werk iets kan toevoegen.

Hoe gebruik je AI om bedrijfsdocumenten te doorzoeken?

Je begint met de documenten die je beschikbaar wilt maken. Daarna kunnen medewerkers in de chat een vraag stellen over die kennis. Bijvoorbeeld: ‘Welke afspraken hebben we gemaakt over het overdragen van een project?’ Het antwoord hangt af van wat er in jullie eigen documenten staat.

Bij een antwoord dat documenten gebruikt, toont seef bronverwijzingen. Je kunt die aanklikken en de gebruikte passage teruglezen. Daarmee kun je zelf nagaan of het antwoord past bij de vraag en de situatie.

Een bronverwijzing is geen garantie dat een antwoord klopt. Controleer belangrijke conclusies en houd de documenten actueel. Als een afspraak nergens is vastgelegd, moet iemand die kennis eerst toevoegen.

Moet de hele kennisbank meteen worden aangesloten?

Nee. In onze praktijk beginnen klanten meestal met een aparte bibliotheek die wij voor je klaarzetten en beheren. Daar zet je bewust de bestanden in die je voor AI beschikbaar wilt maken. Dat geeft een duidelijk startpunt en maakt het makkelijker om stap voor stap uit te breiden.

Die aparte bibliotheek staat in de SharePoint-omgeving van seef. Jij bepaalt welke documenten je toevoegt, bijvoorbeeld werkinstructies, trainingsmateriaal en projectverslagen. Werk je met een bestaande SharePoint-omgeving of Google Drive, dan bespreken we hoe je de gewenste documenten beschikbaar maakt.

Alle gebruikers van die kennisbank kunnen antwoorden krijgen uit de documenten die erin staan. seef neemt de toegangsrechten van je oorspronkelijke mappen niet over. Neem daarom alleen informatie op die voor die gebruikers bedoeld is. Bespreek afzonderlijk wat er nodig is voor vertrouwelijke dossiers. De technische uitleg staat op onze pagina over beveiliging.

Wat kun je met seef doen naast zoeken?

Je kunt seef ook gebruiken om teksten samen te vatten en terugkerend werk voor te bereiden. Een praktisch voorbeeld is het uitwerken van een vergadering. Je levert een transcript aan en laat daar notulen van maken.

Wil je die notulen steeds in hetzelfde formaat? Dan kun je een agent maken: een assistent met vaste instructies voor een bepaalde taak. Je legt bijvoorbeeld vast dat je een samenvatting, besluiten en actiepunten wilt. Het resultaat kun je als bestand downloaden, controleren en delen.

Binnen je organisatie kun je agents delen en samen verbeteren. Zo hoeft niet iedere medewerker opnieuw uit te zoeken welke instructies goed werken. De kennisbank levert de inhoud. De agent helpt om die inhoud op een bruikbare manier te verwerken.

Hoe houd je overzicht over het gebruik van AI?

AI-gebruik vraagt ook om een keuze van de organisatie. Als medewerkers zelf AI-tools kiezen, wil je weten welke informatie ze daarmee delen en welke afspraken daarbij gelden. Welke gegevens mogen ze gebruiken? Voor welke taken zet je AI in? En welke modellen passen daarbij?

Met seef spreek je vooraf af hoe je de omgeving wilt inrichten en welke modellen je wilt gebruiken. We bespreken ook welke gegevens bij de gebruikte diensten worden verwerkt. Een eigen omgeving betekent niet automatisch dat alle verwerking binnen die omgeving of binnen de EU blijft.

In de demo laten we zien hoe dit werkt en bespreken we wat voor jullie belangrijk is. Zo kun je een keuze maken op basis van je eigen documenten, werkzaamheden en voorwaarden.

Hoe begin je met een AI-kennisbank?

We beginnen met een demo van de omgeving. Daarin laten we de kennisbank, de chat en de agents zien. Vervolgens bespreken we de inrichting, begeleiding en voorwaarden.

Vaak starten we met een groep van vijf tot tien medewerkers. We helpen hen om de eerste documenten klaar te zetten, vragen uit te proberen en agents voor hun werk te maken. Daar horen ook praktische sessies bij, zodat mensen kunnen oefenen en vragen kunnen stellen.

Na de eerste ervaringen kan een grotere groep aansluiten. In onze trajecten gebeurt dat vaak na twee à drie weken. Het tempo stemmen we met je af. De eerste gebruikers kunnen dan hun collega's op weg helpen. Zo bouw je samen aan een kennisbank en werkwijze die in de praktijk worden gebruikt.

Wat kost een AI-kennisbank van seef?

seef werkt met een prijs per gebruiker en een minimumaantal gebruikers. De concrete prijs en het minimum bespreken we in het voorstel. We leggen daarbij ook vast welke inrichting en begeleiding onderdeel zijn van het traject.

Houd naast de kosten rekening met tijd van je eigen team: documenten kiezen, antwoorden controleren en collega's begeleiden. We bespreken tijdens de demo hoe je klein kunt beginnen en wat daarvoor nodig is.